はじめに

サン情報サービス株式会社では、個人情報の保護について以下の方針を厳守しています。

サン情報サービス株式会社（以下「当社」といいます｡）は、情報処理サービスを提供する企業としてお客様からお預かりしている個人情報及び従業員の個人情報（取得しようとしている個人情報を含む。以下総称して「個人情報」という。）について、個人情報保護に関する重大な社会的責任を十分認識し、以下に示す方針を具現化するために、個人情報保護マネジメントシステムの確立、実施、及び改善に会社を挙げて取り組みます。

1. 当社の事業体制を考慮し、個人情報を取扱う部門ごとに管理責任者をおき、法令等に準拠した適法、かつ、適切な方法で個人情報を取得、利用及び提供します。個人情報の利用に際しては、特定した利用目的の達成に必要な範囲を超えた目的外利用を行わないこと、及びそのための適切な措置を講じます。
2. 個人情報を取扱う業務において、個人情報の保護に関する法令及び国が定める指針その他規範を遵守するとともに、社内規程に準拠して行動します。
3. 個人情報を適切に取扱うためには、従業者に対する教育啓蒙活動を実施するほか、必要かつ適切なセキュリティ対策を講じることにより、当社で取扱う個人情報の漏えい、滅失、又はき損の防止及び是正に努めます。
4. 個人情報の取扱い及び当社の個人情報保護マネジメントシステムに関して、本人からの苦情及び相談を受け付ける窓口を設け、適切に対応します。
5. 個人情報の保護措置が常に適切に講じられるよう、個人情報保護マネジメントシステムの内容を見直すとともに、継続的にその改善に努めます。

制定 平成17年6月1日
最新改定 令和６年３月１８日

サン情報サービス株式会社
代表取締役 田山 省吾

個人情報の取扱について

当社は、以下の目的（以下「利用目的」といいます）のために個人情報を適切に取得し、これを利用します。また、当社は、お客様ご本人及びお取引様からお預かりした個人情報を、利用目的の達成に必要な範囲内で利用させて頂きます。

1. 保有個人データの利用目的

当社は、お預かりした個人情報を以下の利用目的の達成に必要な範囲で利用いたします。

(1) 保有個人データの利用目的

1. 当社へのお問い合わせ、資料請求及びその他ご依頼等への対応のため
2. 当社へ入社を希望される方への連絡、情報のご提供、及び採用選考を行うため
3. 各種セミナーのご案内、商品・サービスに関する情報を提供するため
4. 事業者への営業・システムコンサルティングサービスを提供するため
5. 客先入館証交付申請で個人情報を利用することになる客先常駐作業履行のため
6. 人事・労務管理を行うため

(2) 受託・提供等により取得した個人情報の利用目的

1. システム開発業務や運用・保守業務等受託業務の履行のため
2. 協力会社技術者を当社の事業のシステム開発、運用保守等の履行に利用するため
3. 求人等の支援サイトから取得する個人情報を採用の選考等に利用するため

2. 個人情報の第三者への提供

当社は、お預かりした個人情報を次の通り第三者へ提供することがあります。

(1) 目的

取引先との商談、交渉、業務連絡

(2) 個人情報の項目

氏名、生年月日、性別、学歴、職歴、資格、写真

(3) 手段又は方法

メール送信又は手渡し

(4) 提供を受ける者の組織の種類及び属性

取引先（法人）

3. 個人情報の取扱いの委託を行うことが予定される場合

当社に入社を希望される方が、能力検査・適性検査を受検される場合

4. 保有個人データ又は第三者提供記録に関する事項の周知など

当社が保有するご本人の個人情報について開示等（利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止）の請求に応じます。開示等へのご請求につきましては、下記の「個人情報に関する相談窓口」まで、ご連絡ください。「個人情報開示等請求書」（以下、「開示等請求書」という）を送付します。

開示等請求書の内容をご確認頂き項目に従って記入しご返送下さい。ご請求の際には、ご本人又は代理人を証明する書類等のご提示を求めることがあります。開示等のご請求に対しては、当社から電話、又は、書面等で回答させて頂きます。
尚、「利用目的の通知」又は、「開示」をご請求の場合は1,000円分の郵便小為替又は切手を開示等請求書に同封して送付して下さい。（手数料及び回答をお送りする書留郵便料金として使用します）。

開示等のご請求の際に、ご請求された方がご本人、又は代理人であることを確認するための下記の書類をご提出して頂く場合があります。

1. 開示等をご請求される方がご本人の場合、次のいずれか1点の添付をお願いいたします。
   • 運転免許証、旅券、個人番号カード(氏名と写真の表示がある面のみ)などの写し
   • 国家資格証、健康保険証、年金手帳、住民票（3ヶ月以内、個人番号の記載がないもの)の写し
2. 開示等をご請求される方が代理人様の場合

上記書類のいずれか１点とご本人による委任状
ご本人による捺印と当該印鑑の印鑑登録証明書をご提出ください。
代理人様が親権者などの法定代理人の場合は、ご本人との関係がわかるものご提出ください。
又、弁護士などの有資格者の場合はその職業名と登録番号を記載ください。

5. 開示等をしない場合の取扱い

次に定める場合は、開示等の対応を致しかねますので、予めご了承願います。開示等をしないことを決定した場合は、その旨理由を付して通知申し上げます。又、開示等をしなかった場合についても、所定の手数料を頂きます。

• ご本人の確認ができない場合
• 代理人によるご依頼に際して、代理権が確認できない場合
• 所定の依頼書類に不備があった場合
• 所定の期間内に手数料（郵便小為替又は切手）のお支払いがない場合
• ご依頼のあった情報項目が、当社開示対象個人情報に該当しない場合
• 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
• 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
• 他の法令に違反することとなる場合

6. 本人が個人情報を与えることの任意性及び当該情報を与えなかった場合に本人に生じる結果

ご本人の最新かつ正確な個人情報を頂けなかった場合、当社の利用目的が達成できず、ご本人の意思に反する結果が生じる恐れがあります。

7. 安全管理措置

(1) 組織的安全管理措置

1. 個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取扱う個人データの範囲を明確化し、緊急時等における報告連絡体制を整備しています。
2. 個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施しています。

(2) 人的安全管理措置

1. 個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な教育研修を実施しています。
2. 個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に記載しています。

(3) 物理的安全管理措置

1. 個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び業務に用いる機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しています。
2. 個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施しています。
3. 個人データについて業務終了後の速やかな返却又は廃棄、消去を実施しています。

(4) 技術的安全管理措置

1. アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
2. 個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する組みを導入しています。

8. 個人情報保護管理者

取締役総務部長　川野 優　
※連絡先は、下記の個人情報相談窓口となります。

9. 個人情報に関する相談窓口

個人情報の取扱いに関する苦情相談、開示等の請求につきましては、以下の個人情報相談窓口まで、ご連絡ください。